Easy-systems.fi tietosuojaseloste
Tämä on Easy Systems Oy:n (Y-tunnus 2064457-5) laatima henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 4.9.2019. Viimeisin muutos 4.9.2019.
- Rekisterinpitäjä
Easy Systems Oy, Maksjoentie 11, 08700 Lohja, puh. 010 5262 290, Y-tunnus 2064457-5
- Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Easy Systems Oy:n toimitusjohtaja Aki Kettunen (aki.kettunen@easy-systems.fi), 010 5262 290
- Rekisterin nimi
Easy Systems Oy verkkokaupan asiakasrekisteri
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset perusteet. Näitä ovat mm. henkilön antama suostumus henkilötietojensa käyttöön, verkkokaupan asiakkaaksi rekisteröitymisen yhteydessä muodostunut sopimus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa rekisteröitymisen yhteydessä syntynyttä liikesuhdetta.
Easy Systems Oy:n verkkokaupan asiakasrekisteriasiakasrekisteriä käytetään
– asiakas- ja palvelusuhteen hoitoon ja ylläpitoon
– tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
– palvelun kehittämiseen asiakkaiden tarpeita paremmin vastaavaksi ja
– väärinkäytösten ehkäisemiseksi.
Tietoja käsitellään huolellisesti asiakkaan ja myyjän väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan erilliseen suostumukseen ja/tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat soveltuvin osin:
– yrityksen nimi ja Y-tunnus
– yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
– yhteyshenkilön asema tai tehtävänimike yrityksessä tai organisaatiossa
– yrityksen lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
– vapaaehtoiset profiilitiedot
– mahdolliset ostotiedot
– asiakkaan maksutiedot, mukaan lukien luottosopimukset, hinnastotiedot ja muut laskutustiedot
– toimitustiedot, kuten valittu toimitustapa ja toimitusosoite
– muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot ja
– palveluiden rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnukset
Rekisterin tietoja voidaan käyttää Easy Systems Oy:n omaan suoramarkkinointiin.
Kaikki henkilö- ja yritystiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.
Säilytämme tietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja asiakassuhteen hoitoa koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida verkkokaupan järjestelmistä. Poisto- ja anonymisointitoimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja asiakastilejä.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista sekä mm. Easy Systems Oy:n sähköisistä asiakastietojärjestelmistä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas luo tunnukset verkkokauppaan.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin. Rekisterin tietoja luovutetaan pyynnöstä rekisteröidylle itselleen. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaiseen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Rekisteristä tulostettuja tietoja voidaan käyttää asiakas- ja palvelusuhteen hoitoon ja ylläpitoon. Tietojen käsittelyn jälkeen manuaalinen aineisto tuhotaan välittömästi tietoturvallisella tavalla.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Easy Systems Oy:n verkkokaupan asiakastiedot sekä muu atk-tallenteinen asiakastieto on suojattu henkilökunnan tehtävien mukaisilla, eri tasoisilla käyttöoikeuksilla sekä tämän lisäksi henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Verkkokaupan rekisteri sijaitsee palveluntuottajan palvelimilla. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.
- Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Jos rekisteröity on rekisteröitynyt verkkokaupan käyttäjäksi voi hän tarkistaa omat tietonsa kirjautumalla järjestelmään. Mikäli rekisteröity ei ole rekisteröitynyt käyttäjäksi, niin hänen tulee ottaa yhteyttä puhelimitse 010 5262 290 tai sähköpostitse info@easy-systems.fi.
- Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Hänen tulee ottaa yhteyttä puhelimitse 010 5262 290 tai sähköpostitse info@easy-systems.fi.
- Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
- Muutokset tietosuojaselosteeseen
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten vuoksi pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
